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전자문서,
기업 업무에서 어떻게 활용할 수 있을까요?
전자문서의 개념부터 모바일을 통한 고지·안내,
전자문서의 발송과 증빙 관리까지
기업에서 활용할 수 있는 전자문서의 개념과 활용 방법을 알아봅니다.
wise-ePost로 알아보는 전자문서의 개념
전자문서는 컴퓨터, 스마트폰과 같은 정보처리시스템을 통해 전자적인 형태로 작성·발송·수신·저장되는 정보를 의미합니다. 종이 문서를 스캔한 PDF 파일뿐 아니라 처음부터 디지털 환경에서 작성된 계약서, 고지서, 증명서, 안내문 등도 전자문서에 포함됩니다.
최근에는 문서를 단순히 파일로 저장하는 것을 넘어, 고객의 모바일 기기로 안전하게 발송하고 수신 여부를 확인하며 발송과 유통 과정을 증명하는 방식으로 전자문서의 활용 범위가 확대되고 있습니다.
전자문서에서 가장 중요한 것은 무엇일까요?
문서를 디지털 형태로 작성하고
필요한 대상에게 전달하며,
발송·수신·보관 이력을 체계적으로 관리하는 것입니다.
전자문서의 법적 효력, 어떻게 확인할까요?
전자문서는 전자적인 형태라는 이유만으로 효력이 부인되는 것은 아닙니다.
「전자문서 및 전자거래 기본법」 제4조 에서도 "전자문서가 전자적 형태라는 이유만으로
법적 효력이 부인되지 않는다."
고 규정하고 있습니다.
또한 같은 법 제4조의2 및 제5조에 따라 "문서의 내용을 열람할 수 있고, 작성·송수신 당시의 형태로 재현할 수 있도록 보존하며, 작성자·수신자 및 송수신 일시 등의 정보가 적절히 보존된 경우 " 서면 및 문서 보관을 대신할 수 있습니다.
따라서 중요 문서를 전자적으로 발송할 때는 단순한 이메일이나 파일 전달을 넘어
누가, 언제, 어떤 문서를 발송하고 수신했는지
확인할 수 있는 증빙 체계를 갖추는 것이 중요합니다.
wise-ePost 전자문서 증빙
엠앤와이즈의 wise-ePost 는 공인전자문서중계자와 공인전자문서센터와의 연계를 통해 전자문서의 유통 및 보관 과정에서 필요한 이력을 관리하고, 문서가 언제 발송·수신되었는지 확인할 수 있는 증빙 체계를 지원합니다.
이를 통해 중요 문서의 전자적 발송과 관리 업무를 보다 체계적으로 운영할 수 있습니다.
DOCUMENT TYPES
wise-ePost로 업무에 활용할 수 있는 업무 문서
01 계약 및 동의
권장 크기 1200 × 675px
계약서·동의서·신청서
근로계약서, 공급계약서, 용역계약서, 개인정보 수집 동의서, 서비스 가입 신청서 등 계약과 동의가 필요한 문서를 디지털 방식으로 처리할 수 있습니다.
02 안내 및 고지
권장 크기 1200 × 675px
안내문·고지서·통지서
보험계약 안내, 대출 관련 통지, 납부 안내, 계약 변경 안내, 행정 고지 등 고객에게 반드시 전달해야 하는 중요 문서를 모바일로 발송할 수 있습니다.
03 증명 및 확인
권장 크기 1200 × 675px
증명서·확인서·거래문서
재직증명서, 납품 확인서, 거래명세서, 이용 내역서 등 고객이나 구성원이 필요한 증빙 문서를 전자적으로 발급하고 관리할 수 있습니다.
04 공공 및 행정
권장 크기 1200 × 675px
민원·행정·기관 문서
민원 처리 결과, 행정 안내, 인허가 관련 문서, 기관 간 협약과 내부 업무 문서 등을 전자화하여 대국민 서비스의 편의성과 행정 효율을 높일 수 있습니다.
MNWISE wise-ePost
wise-ePost, 전자문서 발송부터
증빙과 보관까지
엠앤와이즈의 wise-ePost는
기업과 공공기관의 중요 문서를 고객의 모바일 기기로 전달하고,
발송 결과와 문서 유통 이력을 체계적으로 관리할 수 있도록 지원하는
전자문서 서비스입니다.
금융 안내문, 보험 고지서, 납부 안내, 계약 관련 통지,
공공기관 안내문 등 다양한 문서를
업무 환경과 발송 목적에 맞게 전자화 할 수 있습니다.
BUSINESS BENEFITS
wise-ePost를 업무에 활용하면 무엇이 달라질까요?
문서 발송 비용 절감
우편 출력, 봉입, 배송 과정에서 발생하는 비용과 반복 업무를 줄일 수 있습니다.
신속한 고객 전달
고객의 모바일 기기로 문서를 빠르게 전달하여 시간과 장소의 제약을 줄입니다.
발송 결과 및 이력 관리
문서 발송과 수신 이력을 확인하여 고객 문의와 업무 분쟁에 보다 체계적으로 대응할 수 있습니다.
안전한 문서 보관
중요 문서를 전자적으로 보관하고 필요할 때 빠르게 조회하여 문서 분실과 관리 부담을 줄일 수 있습니다.
중요 문서 발송,
wise-ePost로 더 빠르고 체계적으로
엠앤와이즈 wise-ePost를 통해 기업의 문서 업무를 디지털 환경으로 전환해 보세요.
wise-ePost 도입 문의하기
※ 전자문서의 법적 효력과 적용 요건은 문서의 종류, 업무 절차 및 관련 법령에 따라 달라질 수 있습니다.
실제 도입 시에는 업무 목적과 관련 규정을 함께 확인하시기 바랍니다.
